BOGOR – Pemerintah Kota (Pemkot) Bogor melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan (Diarpus) menggelar Sosialisasi pengawasan kearsipan internal tahun 2023 dan Permendagri Nomor 83 tahun 2022 tentang kode klasifikasi arsip di lingkungan Kemendagri dan Kota Bogor di Hotel Onih, Kecamatan Bogor Tengah, Kota Bogor, Selasa (21/3/2022).
Sosialisasi yang dipandu langsung Kepala Diarpus Kota Bogor, Rudiyana dibuka Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Bogor, Syarifah Sofiah dan menghadirkan narasumber dari Kemendagri dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Dalam pembukaan sosialisasi, Sekda Kota Bogor menyampaikan bahwa di beberapa daerah arsip berada di urutan kedua yang kemudian diletakan di bagian pojok.
Namun untuk di Kota Bogor kata Syarifah, Arsip menjadi bagian penting yang kemudian harus ditata.
Kearsipan dan perpustakaan di Kota Bogor dibangun begitu besar yang kemudian sangat memadai untuk skala kota dengan target berada pada skala global.
“Alhamdulilah sekarang kita membangun perpustakaan tingkat kota yang berfungsi juga untuk warga masyarakat. Tidak hanya untuk menyimpan data pemerintah, tapi diharapkan ini jadi pusat literasi dimana masyarakat akan lebih leluasa menggunakan fasilitas perpustakaan dan arsip untuk mencari informasi,” katanya.
Selain fasilitas, sumber daya kearsipan pun diisi oleh orang-orang yang memiliki potensi dibidang kearsipan dan perpustakaan untuk bisa menjadikan kearsipan dan perpustakaan bertaraf global. Ia pun berpesan agar menata kearsipan dan perpustakaan dengan hati.
“Arsip itu tidak banyak orang yang mencintai, jadi kita harus mulai bekerja dengan hati. Pada saat bapak ibu ditunjuk menangani arsip. Jadi arsip dinamis pak Ara, statis Bu Ica. Jadi dua ini yang menangani arsip,” katanya.
Selain Diarpus lanjut Sekda, para sekretaris di dinas, OPD yang membawahi arsip harus mulai menata kembali kearsipan yang ada. Karena saat ini diera digitalisasi, Arsip bertransformasi juga melalui penyimpanan digital.
“Arsip digital itu menjadi salah satu indikator pencapaian birokrasi reformasi. Jadi kalau sekarang arsip berbicara juga tentang SDM-nya. Di Kota Bogor memang belum bisa mencakup semua OPD,” katanya.
Meski demikian kata Sekda, Pemkot Bogor terus berupaya memenuhi kebutuhan SDM dan sarana prasarana.
Untuk Kota Bogor dengan delapan area perubahan area reformasi birokrasi saat ini sudah memiliki nilai BB dari yang sebelumnya B yang terus ditingkatkan untuk mencapai nilai A.
“Jadi nanti kita bisa menampilkan dari delapan area perubahan ini adalah perubahan menuju arsip digital semua,” katanya.
Sosialisasi ini merupakan tanggung jawab dari setiap daerah dengan peserta dari setiap OPD hingga sekretaris kecamatan.
Kepala Diarpus Kota Bogor, Rudiyana mengatakan, maksud tujuannya acara ini untuk menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggara kearsipan.
“Ini pesertanya adalah para sekretaris OPD, dinas, badan dan kepala BUMD, bagian umum dan kepegawaian, juga sekretaris camat,” katanya.
Saat ini lanjut Rudiyana, Perwali tentang kode klasifikasi arsip Kota Bogor sedang di konsultasikan ke biro hukum Provinsi Jawa Barat.
Untuk meningkatkan kearsipan, Kota Bogor juga sudah melakukan penilaian dengan hasil yang baik jika dibandingkan dengan keberadaan SDM anggaran dan Sarpras. Idealnya lanjut Rudiyana setiap OPD memiliki arsiparis.
“Tapi memang sebagian besar baru ada pengolahan datanya saja,” katanya.