Inovasi itu luar biasa. Namun inovasi di tengah minimnya anggaran pastinya sangat istimewa. Nah, ini sudah dilakukan oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor. Dinas ini memudahkan masyarakat warga Kota Bogor mendapatkan informasi arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB), melalui aplikasi layanan arsip dinamis (Laras Manis). Seperti apa?
Dalam dunia kearsipan dikenal istilah arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi atau pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak gunakan oleh organisasi atau pencipta arsip tetapi masih memiliki nilai sejarah untuk kepentingan bangsa dan negara.
Arsip dinamis pada dasarnya bersifat tertutup dan hanya untuk kepentingan dinas. Arsip dinamis dapat dinyatakan terbuka jika ada izin untuk mengakses arsip tersebut dari pencipta arsip.
Arsip dinamis merupakan salah satu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya karena merupakan rekaman informasi yang tercipta seiring dengan berjalannya kegiatan organisasi. Akses arsip dinamis banyak menjadi perdebatan apalagi pada era keterbukaan informasi publik.
Pada saat ini desakan publik untuk bisa mengakses berbagai informasi sangat besar. Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak asasi bagi manusia, dan keterbukaan informasi merupakan salah satu ciri negara demokrasi yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaan negara yang baik. Hal itulah yang mendasari munculnya Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Nomor 14 Tahun 2008.
Keterbukaan Informasi Publik mendorong adanya transparansi di berbagai sektor, salah satunya hak akses masyarakat untuk mengetahui dokumen arsip dinamis instansi pemerintah. Salah satu contoh arsip dinamis adalah IMB yang diterbitkan Pemkot Bogor melalui Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTS) dan kecamatan.
Menurut Kepala Bidang Arsip Dinamis, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor, Ara Wiraswara pihaknya merasa perlu untuk melakukan inovasi layanan kepada warga untuk mendapatkan arsip IMB. Selama ini, banyak warga Kota Bogor maupun luar Kota Bogor yang memiliki asset berupa tanah dan bangunan di Kota Bogor ingin mendapatkan IMB asli dan memfotocopy-nya.
“Sebenarnya sebelum saya masuk ke dinas ini, kebutuhan masyarakat mendapatkan arsip IMB ini cukup tinggi, misalnya untuk agunan atau jaminan pinjaman ke Bank, atau jual beli asset harus ada berkas IMB asli atau legalisirnya,” kata Ara sapaannya.
Atas dasar kebutuhan masyarakat, pihaknya pun membuat inovasi layanan untuk memudahkan masyarakat mendapatkan arsip IMB ini melalui aplikasi layanan arsip dinamis (Laras Manis). Terlebih kebutuhan arsip IMB ini tak hanya datang dari warga Kota Bogor, tapi juga warga luar Bogor yang memiliki asset di Kota Bogor.
“Kami sering kedatangan warga Jakarta, Bandung untuk mendapatkan arsip IMB, sebelum ada aplikasi ini mereka datang langsung ke kantor kami. Persoalannya adalah tidak selalu arsip yang mereka cari ada di kami. Bayangkan yang sudah datang jauh-jauh dari luar kota dengan harapan arsip IMB yang mereka cari ada di dinas kami, ternyata ketika dicari arsipnya tidak ada. Ini menurut saya persoalan serius,” detailnya.
Sekarang, kata Ara, warga luar Bogor ini cukup mengklik link chatbot nya: https://app.smojo.org/diarpuskotabogor/LarasManis yang ada di website dan IG Dinas Arsip untuk pengecekan IMB dan memperoleh kepastian mendapatkan arsip IMB ini.
“Warga tinggal memasukkan nama lengkap yang tercantum di IMB atau nomor SK lengkap dan chatbot Laras Manis (asisten virtual-red) akan melakukan pengecekan kurang dari 1 menit untuk memastikan ada atau tidak arsip IMB-nya di record center kami. Kalau ada, warga bisa langsung melakukan reservasi hari dan jam kedatangan. Dan kami menyiapkan IMB yang diminta. Jadi, warga datang ke dinas kami dengan satu kepastian layanan bahwa arsip yang mereka cari ada di kami,” papar Ara.
Saat ini, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor menyimpan kurang lebih 29.829 berkas Izin Mendirikan Bangunan (IMB) yang tercipta sejak 1984 hingga 2015. Arsip IMB ini tersimpan dan terdata di record center Dinas Arsip dan Perpustakaan. Arsip ini dikelola agar selalu dapat diakses oleh masyarakat atau pihak yang berkepentingan.
Dinas ini memiliki Layanan Arsip Dinamis (Laras Manis). Ada dua layanan yakni program layanan Laras Manis ini, yaitu informasi ada atau tidak sebuah data IMB melalui chatbot https://app.smojo.org/diarpuskotabogor/LarasManis dan peminjaman salinan dari IMB setelah melakukan reservasi dengan menyampaikan surat permohonan dan data pendukung ke Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor.
“Jadi kami juga tidak asal memberikan arsip IMB ini, hanya orang yang berhak atas IMB saja yang bisa dan alasan yang jelas, misalnya IMB-nya hilang atau terkena musibah banjir/kebakaran,” tegas Ara.
Pihaknya mengakui untuk mendapatkan aplikasi ini tidak mudah. Terlebih anggaran di dinasnya sangat terbatas. Dirinya pun harus menyebar proposal ke sponsor baik di Kota Bogor maupun luar Kota Bogor. Dirinya bersyukur Bank Kota Bogor mensponsori atau membiayai pembuatan aplikasinya ini. Konsekuensinya pada aplikasi Laras Manis ini ada logo Bank Kota Bogor.
Tak hanya itu, dirinya juga bekerja sama dengan ai4impact sebuah perusahaan pembuat layanan digital yang berbasis di Singapura, memiliki kantor cabang di Jakarta. Dirinya pun mendatangi perusahaan tersebut untuk membuatkan aplikasi layanan Laras Manis. “Saya bersyukur akhirnya bisa juga membuat aplikasi Laris Manis ini,” jelas Ara sumringah.
Pada kesempatan yang sama, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor, Rudiyana berharap aplikasi ini dapat bermanfaat bagi warga Kota Bogor, khususnya dan warga luar Bogor yang memiliki asetnya di Kota Bogor untuk mengetahui atau mengecek arsip IMB-nya. “Jadi, ketika datang ke kantor kami, mereka sudah datang dengan kepastian bahwa arsip IMB-nya ada,” imbuh Rudi.